¿Cuántas salas de reuniones tiene su empresa? La respuesta más común es que, en cualquier caso, la cantidad es insuficiente. Siempre están ocupadas. Es absurdo; en esta empresa tenemos computadoras para todos, por mencionar un punto, pero no tenemos salas de reuniones disponibles.
Algunos se quejan de que no tienen tiempo para nada porque siempre están en reuniones. Otros se quejan de que no los invitan a las reuniones, por lo que no los ven. Y peor aún: el jefe se pasa el día en reuniones, tomando un sinfín de decisiones y no tiene tiempo para comunicar lo decidido.
Esto es una locura, pero lo más raro en el mundo corporativo es encontrar una empresa donde esto no sea un tema recurrente, a menudo un problema cultural. Confieso que no tengo la solución definitiva, pero sí algunos consejos, fruto de errores, experiencias, observaciones y lecciones aprendidas, para minimizar el problema. Y estos son para líderes.
Empecemos con los Caballeros de la Mesa Redonda. En principio, la mesa es redonda porque todos tienen la misma voz y todas las ideas son bienvenidas. Pero no olviden que detrás de la mesa hay un trono. En otras palabras, alguien tiene que decidir. Principio número uno: su empresa no es un condominio; ejerza su liderazgo, escuche atentamente, pero sea asertivo.
De hecho, siempre que sea posible, las decisiones preceden a las reuniones. Es decir, una vez tomadas las decisiones más importantes, se convoca una reunión para planificar la implementación y la comunicación. Tenga cuidado de no caer en la costumbre de programar una reunión para tomar una decisión, ya que en estos casos la única decisión que se suele tomar es programar una nueva reunión.
Una cosa más. Si tus empleados solo te ven, o solo tú ves a tus empleados, durante las reuniones, estás en problemas. ¡Sal a la calle! Bájate de tu pedestal y deja que la gente interactúe contigo con frecuencia, constantemente y con libertad. A menos que seas alérgico a la gente, te garantizo que al salir descubrirás cosas sobre ti mismo que ni el mejor terapeuta del mundo podría ayudarte.
Obviamente, las reuniones son necesarias, pero adoptemos algunas prácticas fundamentales. ¡Por Dios, empieza y termina puntualmente! ¿Sabías que las personas tienen otros compromisos? Además de verte actuar como su líder, tienen proyectos que llevar a cabo, metas que alcanzar y vidas personales interesantes fuera de esta fantástica empresa. Un líder sin disciplina es como un delantero que no marca; la afición pierde la paciencia rápidamente y exige un cambio.
Empieza y termina a tiempo. ¿Sabías que la gente tiene otros compromisos?
Bien, ya has tenido liderazgo, has forjado una carrera y, por supuesto, sabes ver el mundo desde la perspectiva de los empleados. Piensa en esto conmigo: ¿por qué tus empleados se pelean por asistir a las reuniones?
Probablemente creen, a menudo con razón, que asistir a las reuniones es sinónimo de estatus. Quienes no son invitados no tienen futuro. Pero entonces nos topamos con el mismo problema: es responsabilidad del liderazgo generar visibilidad y reconocer que la carrera y el reconocimiento no están ligados a las reuniones.
Algunos creen que asistir a las reuniones es la excusa perfecta para no alcanzar sus objetivos. Diría que la explicación más probable es un problema de carácter y la falta de supervisión gerencial. Pero también podrían estar actuando de buena fe, simplemente replicando modelos. Ahí es donde el liderazgo enfrentará dificultades aún mayores, ya que tenemos un caso típico de mala gestión.
Al final, podría ser buena idea establecer otro objetivo para la empresa. Yo, que siempre defiendo que el rendimiento no tiene límites, creo que en este caso la solución está en establecer límites y dar ejemplo. Limita el número de salas, el número de participantes, el número de reuniones que convocas y el número de veces que cada empleado debe participar. Y el ejemplo es sencillo: ¡sal a caminar!
Leonel Andrade fue director general de Smiles, Credicard y Losango Financeira. Actualmente, es miembro del Consejo de Administración de BR Distribuidora y Lojas Marisa. También imparte conferencias sobre gestión de personas y negocios.
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