Cualquiera que haya tenido que acudir a clínicas y hospitales conoce la sensación de repetir la misma información varias veces, rellenar formularios similares, enviar documentos por mensaje y esperar una respuesta sobre la autorización de pruebas. En un país que ha desarrollado sofisticados bancos digitales y exportado tecnología en la agroindustria, la rutina administrativa de la atención sanitaria a menudo todavía parece analógica.

A partir de esta experiencia, Cláudio Franco fundó Tivita, una startup enfocada en automatizar las rutinas administrativas en clínicas y consultorios médicos. Mientras atendía las consultas médicas de su familia, se dio cuenta de la cantidad de procesos manuales, repeticiones de tareas e intercambios de mensajes que implican tareas que, en teoría, podrían ser sencillas.

En entrevista con Revolução IA , programa de NeoFeed apoyado por Magalu Cloud, afirmó que las clínicas pequeñas y medianas quieren innovar, pero terminan atrapadas entre dos extremos: herramientas de IA dirigidas al consumidor final, que no satisfacen las necesidades del negocio, y soluciones corporativas demasiado caras para la realidad de estas estructuras.

“Está la carrera por las grandes empresas, con equipos enormes y presupuestos tecnológicos muy elevados. Y luego está la otra carrera, la del consumidor, con todos estos asistentes personales. Pero en medio, tenemos una gran parte de la economía muy concentrada en las pequeñas y medianas empresas. Y estas empresas suelen quedar olvidadas”, dice Franco.

Debido a esto, los consultorios independientes, las clínicas especializadas y los centros de diagnóstico continúan operando con márgenes ajustados y un alto volumen de tareas administrativas, como confirmar citas, responder preguntas sobre la preparación de exámenes y reprogramar, lo que consume mucho tiempo del equipo y no siempre ocurre dentro del horario comercial.

Cuando se trata de facturación, como el sistema brasileño reúne a cientos de proveedores de seguros de salud, cada uno con sus propias reglas de autorizaciones y pagos, un pequeño error al llenar un formulario puede significar simplemente no recibir el pago de un procedimiento que ya se ha realizado.

Según Franco, aquí es donde la tecnología puede tener un impacto práctico. En las clínicas que han adoptado la automatización de los procesos administrativos, las mejoras de eficiencia pueden alcanzar entre el 25 % y el 60 % en el área de facturación, con una reducción de las repeticiones de trabajo y los errores que conllevan pérdidas de ingresos.

En atención al cliente, una parte importante de las citas ya se pueden resolver sin intervención humana, lo que permite al personal dedicarse a tareas menos repetitivas. Sin embargo, incluso antes de implementar cualquier herramienta, advierte que es necesario organizar los datos.

El sistema de registro de pacientes y profesionales debe estar muy bien estructurado. Y el segundo punto es la digitalización, porque todo lo que está en la cabeza, todo lo que está en papel, todo lo que está en el expediente, no será accesible a la inteligencia, a los agentes, dice Franco.