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EXPERTSHUMANAMENTE POSSÍVEL

Mais uma reunião?

Tenho algumas dicas, frutos de erros, vivências, observações e aprendizados, para minimizar o problema das reuniões

 

Quantas salas de reunião têm na sua empresa? A resposta mais comum é que a quantidade, não importa qual, é insuficiente. Elas estão sempre ocupadas. Um absurdo, nesta empresa temos computador para todos, só para citar um ponto, mas não temos salas de reunião disponíveis.

Alguns se queixam que não tem tempo para nada, pois estão sempre em reuniões. Outros se queixam que não são chamados para as reuniões, daí não são vistos. E pior: o chefe passa o dia em reunião, tomando infinitas decisões e não tem tempo para comunicar o que foi decidido.

Essa coisa é realmente meio louca, mas a coisa mais rara do mundo corporativo é uma empresa aonde este não seja um assunto recorrente, muitas vezes uma questão cultural. Confesso que não tenho a solução definitiva, mas tenho algumas dicas, frutos de erros, vivências, observações e aprendizados, para minimizar o problema. E elas são para os líderes.

Vamos começar pelos Cavaleiros da Távola Redonda. Por princípio, a mesa é redonda porque todos tem voz igual e todas as ideias são bem-vindas. Mas não esqueçam que atrás da mesa ainda tem um trono. Ou seja, alguém tem que decidir. Princípio número um, sua empresa não é um condomínio, exerça sua liderança, ouça bastante, mas seja assertivo.

Aliás, na medida do possível, as decisões precedem as reuniões. Ou seja, tomadas as decisões mais importantes, convoca-se uma reunião para traçar a implementação e a comunicação. Cuidado para não cair no hábito comum de marcar uma reunião para tomar decisão, pois nestes casos normalmente a única decisão tomada é marcar uma nova reunião.

Mais uma coisa. Se a única hora em que seus funcionários te veem ou se a única hora em que você vê seus funcionários é nas reuniões, aí danou-se. Vai circular! Saia do Olimpo e deixe que as pessoas interajam com você, frequentemente, constantemente, livremente. A não ser que você tenha alergia a gente, te garanto que circulando você vai descobrir coisas que nem o melhor terapeuta do mundo pode te ajudar a descobrir a seu respeito.

Óbvio que existem reuniões necessárias, mas aí adotemos algumas práticas fundamentais. Pelo amor de Deus comece e termine na hora combinada. Você sabia que as pessoas têm outros compromissos? Fora estar te assistindo exercendo o papel de soberano, elas têm projetos a realizar, metas a cumprir, além de uma vida pessoal interessante fora desta fantástica empresa. Líder sem disciplina é centroavante que não faz gol, a torcida perde a paciência rápido e pede substituição.

Comece e termine na hora combinada. Você sabia que as pessoas têm outros compromissos?

Muito bem, você já foi liderado, fez carreira, lógico que sabe olhar o mundo sob a ótica dos funcionários. Então, pense junto comigo, por que seus funcionários brigam para estar nas reuniões?

Provavelmente eles acreditam, muitas vezes com razão, que estar nas reuniões é sinônimo de status. Quem não é convocado a participar não tem futuro. Mas aí caímos no mesmo problema, cabe a liderança gerar visibilidade e reconhecer que carreira e reconhecimento não estão atrelados às reuniões.

Alguns acreditam que estar nas reuniões é a desculpa ideal para não entregar suas metas. Eu diria que o mais provável é que temos um problema de índole e de acompanhamento gerencial. Mas também podem estar de boa-fé, mas apenas replicando modelos. Aí o bicho vai pegar mais uma vez para liderança, pois temos um caso típico de falta de gestão.

No final talvez seja o caso de colocar mais uma meta na empresa. Eu que sempre defendo que performance não tem limites, acredito que neste caso a solução passa por limites e exemplos. Limite a quantidade de salas, limite a quantidade de participantes, limite a quantidade de reuniões que convoca, limite a quantidade de vezes em que cada funcionário deve participar. E o exemplo é simples: vá circular!

*Leonel Andrade foi CEO da Smiles, Credicard e Losango Financeira. Atualmente, é membro do Conselho de Administração da BR Distribuidora e da Lojas Marisa. Também faz palestras sobre gestão de pessoas e negócios.

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